Le calendrier annuel des salons est fortement perturbé par la crise sanitaire mondiale que toutes les entreprises traversent. Les dates des salons professionnels et grands publics sont reportés à fin d’année 2020 voire 2021. Par ailleurs, préparer l’organisation d’une exposition à un salon nécessite plusieurs mois de gestion du projet en amont. Il s’agit en effet d’anticiper les besoins, d’organiser et de classer les priorités de la conception d’un stand – dans sa globalité.

Créer un rétroplanning et trier par sous thèmes 

Concevoir un rétroplanning – par le biais de l’outil de management le diagramme de Gantt facilite les répartitions des tâches et de leur état. En effet, pouvoir détailler le statut des missions – terminé – en cours- ou encore – à faire- permet de classifier les éléments du processus du projet. Dans ce sens, les tâches doivent être classées par objectif global et par priorité dans le temps pour adapter au mieux les décisions à prendre. Par exemple, la signalétique et l’envoi du BAT se fera un mois avant le montage du stand car cela ne nécessite pas de les concevoir 4 mois avant. Cela abîmerait l’effet collant des adhésifs, ou cela pourrait endommager l’enseigne aérienne. A l’inverse, la validation du plan de fabrication du stand par notre designer est nécessaire à la signature du devis pour commencer à concevoir en menuiserie, avec les dimensions exactes et l’emplacement des éléments. Nous vous aidons à concevoir ce rétro planning en fonction de vos dates de rendus souhaitées, mais également vos prises de décisions et nos impératifs vis à vis de nos collaborateurs.

En effet, selon l’importance du salon auquel vous participez, organiser la conception du stand peut varier. En prenant l’exemple du salon biennal le, il est essentiel de commencer à rechercher un standiste dès le mois de mai de l’année précédant le salon. Par ailleurs, un salon étranger n’aura pas les mêmes contraintes en termes de logistique qu’un salon en France. Il en va de même pour les deadlines des organisateurs des salons qui peuvent différer.

Planifier en amont des réunions avec les équipes dédiées

Échanger et discuter de vive voix à propos des modifications du design, ou des éléments techniques comme la signalétique sont indispensables afin de mener à bien le projet. Dans ce sens, nous vous conseillons d’organiser des réunions avec les membres dédiées à votre projet à des dates ciblées pour deux objectifs :

1. Eviter les échanges réguliers, trop nombreux et qui sont souvent contre-productifs du fait de l’attente d’un retour
2. Prévoir les questions et les points à aborder à l’avance afin d’optimiser le temps de paroles de chaque personne de l’équipe.

Utiliser des rappels sur les outils de communication et de gestion de projet

Votre communication sur votre présence au salon est également à programmer. Des outils comme Buffer, permettent d’organiser à l’avance des publications sur les réseaux sociaux à des dates précises pour rappeler aux clients votre participation. Nous en avons déjà parlé dans notre article “ 10 erreurs à ne pas commettre”, jetez y un coup d’oeil !

L’utilisation des mails groupés via des sites internet comme Mailjet, Sendinblue, etc, apporte aussi la possibilité de rester proches de contacts sélectionnés. Gérer également vos annonces de dates, de lieu d’animations sur votre stand pour informer les visiteurs.

Respecter les deadlines imposées en amont : toute la chaîne de services est impliquée dans votre stand ! 

Afin que l’ensemble des acteurs impliqués dans la conception et le montage de votre stand soit dans les temps, il est essentiel de gérer au maximum les dates de rendus, les deadlines de décisions. Si un retard dans les processus de paiement ou de décision arrive,  les fournisseurs et les prestataires qui en dépendent sont bloqués également dans leur rendu.  Ainsi, garantir une deadline avec quelques jours de flexibilité ( établie à l’avance en interne)  permet de gérer les différents services liés entre eux.

Pour conclure, nous recommandons de prévoir en amont l’ensemble des tâches et des missions liés à vos objectifs. AB Prestige vous conseille sur l’importance de chaque élément dans une ligne temporelle. En effet, chaque étape de la conception de votre stand est lié à un service à créer, et ce parfois orchestré  par nos partenaires. Ajuster les informations et échanger quant aux modifications sont des éléments à gérer suffisamment à l’avance pour ne pas être perturbé sur le montage.

Le maître-mot dans l’événementiel est savoir anticiper les aléas qui peuvent être commis. “Chaque erreur à sa solution..”.

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L’équipe AB Prestige Communication basée à Lyon (région Auvergne Rhône Alpes) sera ravie de vous accompagner dans la conception de votre stand d’exposition !